ما هي فوائد الأرشيف؟

ما هي فوائد الأرشيف؟.

وفقًا للقانون ، تمثل المحفوظات جميع المستندات التي ينتجها أو يتلقاها أي شخص طبيعي أو اعتباري وأي خدمة أو هيئة عامة أو خاصة. يجب أن تولي الشركة أهمية لوثائقها مهما كان تاريخ إنشائها وشكلها ووسيطها المادي. هناك أرشيفات مادية وأرشيفات إلكترونية. اكتشف ما الذي يميز فئة عن أخرى وما هي مزاياها وعيوبها.


أرشفة الاقتباس

الفرق بين المحفوظات المادية والمحفوظات الإلكترونية

بمجرد أن يتم إنتاج مستند من قبل شخص في سياق نشاطه ، يجب اعتباره بمثابة أرشيف. اعتمادًا على الوسيط ، قد يكون الأرشيف ماديًا أو إلكترونيًا. إنها المستندات الورقية التي تتحول إلى أرشيفات مادية بينما تعمل المستندات الرقمية ، مثل البيانات الإلكترونية التي يتم نسخها احتياطيًا وتخزينها على محرك أقراص ثابت ، بمثابة أرشيفات إلكترونية. وهكذا يتم تسليط الضوء على الفرق بين هذين النوعين من المحفوظات. عندما نتحدث عن أرشيف مادي ، فذلك لأنه من الممكن لمس المستند المعني الموجود على الورق. من ناحية أخرى ، فإن الأرشيف الإلكتروني هو ملف رقمي يكون محتواه مرئيًا على جهاز الكمبيوتر. الملف الرقمي غير جوهري. إنه افتراضي ويحتاج إلى جهاز تقني ليتم عرضه على الشاشة. من الوسائط الرقمية ، تكون المعلومات أكثر مرونة ونمطية.

اليوم ، هناك استخدام متزايد للأرشيفات الرقمية في الشركات. وقد أدى هذا إلى انخفاض في طباعة المستندات في النسخة الورقية. يشهد استخدام البريد الإلكتروني ، الذي يُستخدم لتخزين المستندات وتوزيعها والبحث عنها ، زيادة هائلة. يعد إلغاء الطابع المادي للوثائق أمرًا موضوعيًا ، لأنه يجعل من الممكن تقليل أسطح تخزين الأرشيفات وزيادة مساحات العمل ، مما قد يؤدي إلى زيادة الإنتاجية.

تتبع المحفوظات الرقمية أيضًا دورة حياة ، كما هو الحال مع المحفوظات المادية. بمجرد إنشائها ، يتم أرشفة المستندات الإلكترونية بعد التحقق من صحتها والمصادقة عليها. بفضل التطبيقات والتقنيات ، من الممكن تخزين كميات كبيرة من المحفوظات الرقمية.

مزايا وعيوب المحفوظات المادية

صحيح أن الشركات تعتمد أكثر فأكثر على المحفوظات الرقمية ، التي يبدو أن إدارتها أسهل. لكن من المستحيل التخلص من المحفوظات المادية الضرورية. ما زلنا بحاجة إليه في الإدارات ، مما يجعل ظهور العصر الرقمي كليًا يوتوبيا.

يتساءل البعض لماذا لا تزال الأرشفة المادية ذات صلة على الرغم من هجوم الأرشفة الرقمية الكبير. ومع ذلك ، فإن الجواب بسيط: لا يمكن للوضع الرقمي أن يحل محل الورق. كما أن استخدام الورق لا يسبب أي ضرر للبيئة ، لأنه ثبت أن استخدامه لا يسبب إزالة الغابات. الاندفاع نحو تقنيات المعلومات الجديدة له عواقب على البيئة أكثر من الورق. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن طباعة المستندات الورقية بطريقة صديقة للبيئة.

يمكن لأرشفة المستندات المادية بشكل صحيح أن تحقق قيمة مضافة للشركة. ومع ذلك ، فإن هذا يتطلب تنفيذ سياسة أرشفة فعالة تضمن امتثالًا أفضل للوثائق وإدارة جيدة للمخاطر. يتم اتخاذ الترتيبات من قبل المنظمات المتخصصة لأرشفة المستندات المادية بشكل مثالي مع احترام المواعيد النهائية القانونية. وبالتالي ، من السهل العثور على أرشيف بسرعة في حالة إجراء تدقيق أو إعادة تشغيل نشاط الشركة بعد وقوع كارثة. تتيح الأرشفة المادية الجيدة إجراء حفظ آمن ودائم لأصول الشركة. كما أنه يوفر الوقت ويضمن رضا العملاء.

ومع ذلك ، هناك بعض العيوب المرتبطة بالأرشيفات المادية. المستندات في خطر ، بما في ذلك فقدها في حالة وقوع كارثة ، مثل الحريق أو الفيضانات. عندما يحدث هذا النوع من الكوارث في مقر الشركة ، يمكن إتلاف جميع المستندات الورقية في غضون دقائق. لتجنب مثل هذا الموقف ، من الأفضل تخزين مستنداتك خارج مقر عملك ، في مكان آمن ومعتمد تم إعداده من قبل متخصصين في هذا المجال.

عيب كبير آخر هو صعوبة الوصول إلى الوثائق المادية في بعض قطاعات النشاط. في مجال البناء ، على سبيل المثال ، لا يملك مدير المشروع الموجود في موقع البناء إمكانية التشاور في الموقع مع جميع المخططات أو الصور التي يحتاجها بشكل عاجل. هذا يمكن أن يبطئه في تحقيق المشروع الحالي.

أيضًا ، يجب وضع أحكام محددة للحد من الوصول إلى بعض المستندات السرية. إذا لم تكن الشركة منظمة بشكل جيد وليس لديها سياسة أرشفة جيدة ، فقد تواجه صعوبة في الحفاظ على سرية ملفاتها المادية. أولئك الذين ليس لديهم الحق في التشاور معهم يمكنهم القيام بذلك.

نلاحظ أيضًا صعوبة التحكم في فترات الاحتفاظ بالوثائق ، خاصةً عندما يتم إنتاج العديد منها وتنوعها. يمكننا حتى أن نضيع فيما يتعلق بشروط تدمير المحفوظات.

عندما تحتفظ بأرشيفك في مقر عملك ، ستظهر مشكلة المساحة عاجلاً أم آجلاً. قد يكون من الصعب إدارة تراكم المستندات ، خاصةً عندما لا توجد مساحة كافية. من الواضح أن هذا التراكم لم يتم إجراؤه لإصلاح الأشياء ، خاصة في حالة البحث العاجل عن مستند. نظرًا لأن الشركة مرهقة ، فلن يكون لديها خيار سوى الاستعانة بمصادر خارجية في الأرشفة. والمثل الأعلى هو الاتصال بالمتخصصين في هذا المجال.

مزايا وعيوب المحفوظات الإلكترونية

من خلال إنشاء نظام أرشفة إلكتروني جيد ، يمكنك الحفاظ بشكل فعال على المعلومات الأساسية لسير عملك بسلاسة. في السعة الكبيرة ومحركات الأقراص الثابتة الآمنة تمامًا ، يمكن تخزين جميع مستنداتك الرقمية في ظروف ممتازة.

تخزين المستندات الرقمية ممكن كما هو. من الواضح أن المرفقات إلى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك والتي تأتي من الفواتير أو عملائك أو اللوائح يمكن الاحتفاظ بها كما هي. بصرف النظر عن الملفات الرقمية الأصلية ، فإن العمليات قابلة للتطبيق لرقمنة المستندات المادية. وهذا ممكن دون فقدان أي من المستندات الأصلية. لدينا ضمان أصالتها. من خلال الدقة في تنفيذ خطة الأرشفة الرقمية الخاصة بك ، سيكون من السهل العثور بسرعة على كل ملف مخزن. من المهم بشكل خاص أن تقوم بالأرشفة مع الأخذ في الاعتبار التدابير التي سنتها اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR).

المحفوظات الإلكترونية لها عيوبها أيضًا. نعلم ، على سبيل المثال ، أن جميع أجهزة الكمبيوتر يمكن أن تتعرض لأعطال أو هجمات فيروسية. عند الحديث عن الفيروسات ، فإنها تزداد خطورة وتتسبب في بعض الأحيان في أضرار لا رجعة فيها. يعد إنشاء نظام أرشفة رقمي دون اتخاذ تدابير تقنية ضد البرامج الضارة خطأً كبيرًا لا يجب عليك القيام به. يجب أن تفعل ما هو ضروري لتجنب فقدان البيانات الرقمية المؤرشفة ، وهو الوضع الذي تعيشه الشركات كمأساة. صحيح أنه يمكن لشركة صيانة أجهزة الكمبيوتر التدخل لمحاولة استعادة الملفات المفقودة. لكن هذا ينطوي على تكاليف كبيرة.

حتى إذا قررت إزالة الطابع المادي ، يجب أن تترك أثرًا ماديًا لمستنداتك. لا يزال للورق مكانه في الإدارة ، ولن يختفي اليوم. لكن المثالي هو الاستعانة بمصادر خارجية لأرشفة المستندات المادية الخاصة بك عن طريق طلب خدمات شركة متخصصة. بالإضافة إلى اتخاذ إجراءات صارمة لتأمين المحفوظات الخاصة بك ، فإن تكلفة الخدمة جذابة.


أرشفة الاقتباس


هل كان المقال مفيداً؟شاركه مع أصدقائك ولا تنسى لايك والتعليق


Comments

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *