ما هي خصائص الأرشيف؟.
آخر الملاحة
← السابق التالي ←
ناقشنا سابقًا الفرق بين التخزين والأرشفة. لتعميق مسألة الأرشفة ، يبدو من المثير للاهتمام بالنسبة لنا أن ننظر إلى الخصائص المتوقعة من وثيقة مؤرشفة (انظر بشكل خاص ISO 15489-1: 2001 الفقرة 7.2 ومشروع InterPares).
| ثبات | يجب تجميد الوثيقة في الوقت المناسب. لم يعد من الممكن تحريره. |
| أصالة | يجب أن نكون قادرين على إثبات
|
| سلامة | يجب أن يكون المستند كاملاً وغير معدَّل. |
| الاستدامة | يجب الحفاظ على المستند ماديًا (ومنطقيًا) بمرور الوقت ، طالما كان ذلك ضروريًا. |
| قابلية الاستغلال | يجب أن تكون الوثيقة قادرة على قراءتها وفهمها (على المستوى الدلالي) من قبل البشر. |
| إمكانية الوصول | يجب أن يكون من السهل العثور على المستند وإبلاغ المستخدم به. |
هذه الخصائص مهمة بقدر ما تحدد:
- لحظة التقاط المستند في نظام الأرشفة (ورقي أو رقمي): يجب تجميد المستند ؛
- كيف يجب أن يتم الالتقاط:
- يجب ضمان الأصالة ، والتي قد تنطوي على استخدام تقنية التوقيع الرقمي ؛
- يجب ضمان الاستدامة ، الأمر الذي يتطلب التقاط بعض البيانات الوصفية التقنية ؛
- لن تكون قابلية الاستغلال ممكنة إلا إذا كانت الوثيقة في سياقها ؛
- …
- الوظائف المطلوبة لنظام الأرشفة والتي يجب أن تضمن الحفاظ على هذه الخصائص بمرور الوقت.
في الواقع ، الهدف المنشود عند أرشفة مستند هو التمكن من استخدامه لاحقة سواء كدليل (لا سيما في حالة الالتزامات القانونية أو النزاعات) أو لأغراض المعلومات. مهما كان الأمر ، فإن الثقة التي يمكن وضعها في المستند أمر أساسي. نحن بحاجة للتأكد من أنه لم يتم العبث به. وبخلاف ذلك ، تنقطع الثقة ولا يمكن استخدام المستند.
لذلك فإن هذه الخصائص مهمة ويجب وضعها في الاعتبار عند تصميم أرشفة الوثائق أو اقتناء نظام أرشفة أو تقييمه.
تم نشر هذا الإدخال في إدارة المعلومات والأرشفة الموسومة والأرشفة وإدارة المستندات وإدارة السجلات بواسطة Arnaud Hulstaert. احفظ الرابط الثابت. 
حول Arnaud Hulstaert
منذ أكتوبر 2007 في Smals. في سبتمبر 2013 ، ترك Arnaud قسم الأبحاث ليصبح مدير مشروع وحدة “خدمات المستندات الرقمية” في Smals.هل كان المقال مفيداً؟شاركه مع أصدقائك ولا تنسى لايك والتعليق
اترك تعليقاً