ما هو دمج جهات الاتصال؟.
أهداف التدريب
بعد الانتهاء من هذه الوحدة ، ستتمكن من:
- تجنب إنشاء بيانات مكررة
- دمج جهات الاتصال
- دمج الحسابات
منع التكرارات من الظهور في NPSP
لماذا تعد البيانات المكررة مشكلة تؤدي البيانات المكررة إلى فوضى غير ضرورية ، وتقارير غير دقيقة ، وتقليل الكفاءة. هذه القضايا لها تأثير كبير على فعالية مؤسستك في إدارة البرامج وجمع الأموال والتواصل.
تخيل السيناريو التالي: لديك سجلي اتصال لمتبرع رئيسي في مؤسسة Salesforce الخاصة بك. يقوم جامع تبرعات جديد بعرض أحد هذه السجلات ، مما يشير إلى أن الشخص لم يتبرع أبدًا. ماذا سيحدث إذا خاطبه جامع التبرعات في استجداء المتبرع وكأنه لم يتبرع قط؟
في حين أن العديد من المانحين سوف يتغاضون عن مثل هذا الخطأ ، فقد يتساءلون أيضًا عما إذا كانت مساهماتهم السابقة موضع تقدير حقًا. أيضًا ، قد لا يثق جامع التبرعات هذا في نظامك مرة أخرى.
أفضل طريقة لتجنب جهات الاتصال والحسابات المكررة هي عدم إنشاء نسخ مكررة. هذا يعني أن تدريب المستخدمين لديك يلعب دورًا مهمًا! تأكد من أن مواد التدريب الخاصة بك تشجع المستخدمين على إجراء بحث قبل إدخال جهات اتصال وحسابات جديدة.
بالطبع ، لا يوجد أحد مثالي ، ويمكن ارتكاب الأخطاء حتى مع التدريب الممتاز. الخبر السار هو أن Salesforce لديها أداة أنيقة يمكن أن تساعد.
تبحث ميزة الإدارة المكررة في Salesforce عن السجلات الموجودة أثناء عمليات الإنشاء والتحرير ، ثم تنبه المستخدم وتذكر التكرارات المحتملة في التقرير.
تتكون الإدارة المكررة من العناصر التالية:
- ال قواعد المطابقة، وهي معايير البحث عن السجلات المكررة.
- ال قواعد مكررة، وهي الإجراءات التي يتم اتخاذها عندما يبدأ المستخدم في إنشاء نسخة مكررة محتملة.
تكتشف عملية Salesforce القياسية السجلات المكررة المحتملة بناءً على التطابقات التامة ، مثل جهتي اتصال يحملان الاسم نفسه. يمكنك أيضًا تحديد قاعدة لتحديد التطابقات جزئي بين الأسماء الأولى. هذا يعني أن روبرت ألفاريز و روبرت سيتم تحديد ألفاريز كسجلات مكررة محتملة.
لمساعدتك على البدء ، تأتي حزمة نجاح المنظمات غير الربحية (NPSP) معدة مسبقًا بقواعد مطابقة وتكرار تحتاج فقط لمراجعتها وتنشيطها.
تمكين مطابقة NPSP والقواعد المكررة
تبحث قاعدة المطابقة في NPSP عن التطابقات للاسم الأول (المطابقة الجزئية) والاسم الأخير (المطابقة التامة) والبريد الإلكتروني الشخصي (المطابقة التامة). دعنا نلقي نظرة على قاعدة المطابقة لإنشاء النسخ المكررة وتحريرها ، وتمكينها لكلتا الحالتين.
- انقر علىعلامة الترس (
)، ثم على ترتيب.
- أدخل نسخة مكررة في مربع Configuration Quick Find.
- اضغط على قواعد المطابقة تحت إدارة مكررة.
- للتحقق من معايير المطابقة ، انقر فوق المسطرة مطابقة البريد الإلكتروني الشخصية لجهات اتصال NPSP.
- في هذا المثال ، تبحث قاعدة NPSP عن مطابقات للاسم الأول (مطابقة جزئية) واسم العائلة (تطابق تام) والبريد الإلكتروني الشخصي (تطابق تام). تم تصميم قواعد المطابقة والنسخ الخاصة بـ NPSP لإرجاع أفضل مجموعة ممكنة من التطابقات.
إذا كانت قاعدة المطابقة هذه تلبي احتياجاتك ، فانقر فوق يُمكَِن لتنشيطه (إذا كان هذا الخيار متاحًا).
إذا كانت قاعدة المطابقة الخاصة بك هي الحالة مقفلة التنشيط (خطأ معروف يمنعك من تمكين هذه القاعدة) ، انقر فوق استنساخ، امنحه اسمًا يسهل تذكره وانقر عليه للتسجيل، ثم على يُمكَِن.
نحتاج الآن إلى تمكين القاعدة المكررة التي تحدد ما يحدث عندما يبدأ المستخدم في إنشاء جهة اتصال أو حساب أو سجل مخصص يحتمل أن يكون مكررًا.
- العودة إلى القائمة إدارة مكررة في التكوين وانقر فوق قواعد مكررة.
- اضغط على مطابقة البريد الإلكتروني الشخصية لجهات اتصال NPSP.
- يمكنك اختيار السماح للمستخدمين بإنشاء أو تعديل التكرارات المحتملة (أو حظرها) من خلال الإعدادات العمل في حالة الخلق و العمل في حالة التغيير (1). يمكنك أيضًا تحديد ما إذا كانوا يتلقون تنبيهًا بشأن التكرار المحتمل. بشكل افتراضي ، يسمح NPSP بإنشاء وتعديل التكرارات.
- يمكنك أيضًا اختيار تنبيه المستخدم إلى احتمال وجود نسخة مكررة أو الإبلاغ عن التكرارات أثناء عملية الإنشاء أو التعديل (2). بشكل افتراضي ، عند إنشاء نسخة مكررة محتملة ، ينبه NPSP المستخدم ويشير إلى طبيعة النسخة المكررة.
- يمكنك أيضًا تحديد قاعدة المطابقة لاستخدام (3). بشكل افتراضي ، يستخدم NPSP قاعدة مطابقة البريد الإلكتروني الشخصية لجهات اتصال NPSP التي قمنا بتمكينها سابقًا. (إذا كنت بحاجة إلى تمكين نسخة من قاعدة المطابقة هذه ، فيجب عليك تجاوز هذا الإعداد بقاعدة المطابقة الجديدة.)
- اضغط على يُمكَِن.
من خلال هذه الخطوات القليلة ، أنت في طريقك لتحسين ثقة المستخدم في بياناتك وزيادة الاعتماد بشكل أفضل.
نوصي بأن تبدأ بتمكين قواعد NPSP المكررة والمطابقة الافتراضية ، ثم إضافة المزيد حسب الحاجة. تأكد من معرفة المستخدمين لمعايير القواعد وطلب التعليقات منهم حتى تتمكن من تعديلها كلما تقدمت.
الفائدة العملية للإدارة المكررة
صوفيا ريفيرا ، مسؤولة التطوير في منظمتنا غير الربحية (الخيالية) لا مزيد من التشرد (NMH) ، تنشئ جهة اتصال في Salesforce.
عادةً ما تبدأ بالبحث لمعرفة ما إذا كان هناك أي جهات اتصال موجودة ، ولكن نظرًا لأنها تتعامل مع قائمة جديدة للمتبرعين من حدث لم يتم إصداره ، فإنها تعتقد أن جميع جهات الاتصال المدرجة جديدة. تُدخل صوفيا اسم المتبرع وعنوان بريده الإلكتروني ، ثم تنقر على حفظ.
وفقًا لمعايير قاعدة مطابقة جهات الاتصال الخاصة بـ NPSP ، تُعلم Salesforce صوفيا بأنها ربما تنشئ جهة اتصال موجودة بالفعل. تذكر أن قاعدة NPSP المكررة هي التي تحدد الخيارات المتاحة لها صوفيا. هنا يمكنها النقر فوق إظهار التكرارات لاختيار تحرير جهة اتصال موجودة ، أو يمكنها الاستمرار في إنشاء جهة الاتصال هذه وحفظها.
إذا استمرت صوفيا ونقرت مرة أخرى للتسجيل في النسخة المكررة المحتملة ، سترى مرة أخرى تنبيهًا حول وجود نسخة مكررة محتملة في السجل الجديد. سيظهر تنبيه أيضًا في مكون التكرارات المحتملة في صفحة تفاصيل السجل.
أخيرًا ، إذا نقرت صوفيا على إظهار التكرارات، يمكنها عرض السجلات المكررة المحتملة ، لكنها لا تستطيع دمجها. يمكن فقط للمسؤول أو أي مستخدم آخر لديه أذونات أمان كافية دمج جهات الاتصال.
لذلك من المفيد أن تذكر القاعدة المكررة التكرار المحتمل في التقرير. سيتمكن Gorav ، مسؤول Salesforce التابع له ، من رؤيته وحذفه لاحقًا إذا لزم الأمر. (يمكنك معرفة كيفية تكوين هذا النوع من التقارير من خلال الرجوع إلى مقالة المساعدة الإبلاغ عن السجلات المكررة، مرتبط في قسم الموارد.)
كيف تظهر التكرارات؟ من المحتمل أن يكون تكامل الجهة الخارجية أو استيراد البيانات هو سبب المشكلة ، أو أن أحد الزملاء لم يقم بالبحث الأولي الذي أوصينا به سابقًا. على الرغم من بذلنا قصارى جهدنا ، يتم إنشاء نسخ مكررة في بعض الأحيان (على أمل أن يحدث هذا فقط نادرا). عندما يكون هذا هو الحال ، فإن NPSP لديها أداة يدوية يمكن أن تساعد.
باستخدام ميزة “دمج جهات الاتصال” في NPSP ، يمكن للمسؤول اختيار جهات الاتصال التي يجب الاحتفاظ بها والبيانات المراد استخراجها من كل نسخة مكررة. يتم نقل جميع العناصر ذات الصلة من كل جهة اتصال ، مثل الفرص والمدفوعات ، إلى جهة الاتصال المدمجة حديثًا بحيث لا يتم فقد أي بيانات.
هناك أيضًا ميزة Salesforce القياسية التي تتيح لك دمج جهات الاتصال ، ولكنها لا تميز بين حساب الأسرة وحساب المؤسسة (مثل NPSP قادر على ذلك). إذا كنت تستخدم هذه الأداة القياسية ، فإن أي جهة اتصال مدمجة في NPSP سينتهي بها الأمر في منزل مجهول. لذلك نوصيك دائمًا باستخدام ميزة Merge Contact في NPSP.
لدمج جهات الاتصال ، يجب أن يكون لدى المستخدم إعدادات أمان تسمح له بحذف جهات الاتصال ، والوصول إلى جميع حقول سجلات جهات الاتصال ، والوصول إلى كلا جهات الاتصال. يفسر وجود معيار الأمان الإضافي هذا من خلال حقيقة أن ذوبان جهات الاتصال هو عمل مدمر ومن السهل ارتكاب الأخطاء. بمجرد دمج السجلات وحذفها ، لا توجد طريقة للعودة إلى النسخ الأصلية.
نوصي بأن يقوم المسؤولون فقط بدمج جهات الاتصال ، لذلك دعونا نرى كيف يقوم Gorav بدمج جهات الاتصال التي وجدها في تقرير جهات الاتصال المكررة:
- البحث والاختيار دمج جهات الاتصال في ال قاذفة التطبيق (
).
- اضغط على اتصالات بحث للعثور على جهات الاتصال التي تريد دمجها. يمكننا أيضًا تحديد عرض جميع جهات الاتصال المكررة لعرض جميع التكرارات الممكنة.
- أدخل اسم جهة الاتصال المكرر في شريط البحث ، ثم انقر فوق للبحث. يمكنك استخدام * كحرف بدل. في مثالنا ، أحد جهات الاتصال يُدعى روبرت ألفاريز والآخر روبرتو ألفاريز ، لذلك أدخلنا روبرت * ألفاريز للعثور على كلا جهات الاتصال.
- حدد جهات الاتصال المراد دمجها من قائمة جهات الاتصال التي تم العثور عليها. يمكنك تحديد ما يصل إلى ثلاثة جهات اتصال.
- اضغط على التالي.
- حدد سجلا رئيسيا ، ولكن كن حذرا! يحدد هذا سجل الحساب الذي سيتم إقران جهة الاتصال به بعد الدمج ، مما سيؤدي إلى إزالتها بشكل فعال من الحساب الآخر. يقوم Gorav بفحص الحسابات المرتبطة بكل …
هل كان المقال مفيداً؟شاركه مع أصدقائك ولا تنسى لايك والتعليق
نيكولاس دوراند 
