لماذا أرشفة رسائل البريد الإلكتروني؟.
ماذا تعني أرشفة البريد الإلكتروني؟
إنه ينسخ بريدًا إلكترونيًا من مكانه عادةً ، صندوق بريد المستخدم (BAL) ، إلى مكان يمكن أن يبقى فيه لفترة طويلة. بالطبع ، يجب أن يظل هذا المكان متاحًا للمستخدم حتى يتمكن بسهولة وبسرعة من استرداد أي بريد إلكتروني مؤرشف. بمجرد أرشفة البريد الإلكتروني ، يمكن إزالته من صندوق بريد المستخدم.
تشبه عملية أرشفة رسائل البريد الإلكتروني التي هي مستندات إلكترونية عملية أرشفة المستندات الورقية. عندما لم أعد بحاجة إلى مستندات ورقية معينة في عملي اليومي وبدأت في نفاد المساحة في مكتبي ، أقوم بأرشفة هذه المستندات.
توجد عدة طرق أرشفة. منذ أبسطها: يتم وضع المستند في مجلد مخزن على رف لخدمة الأرشفة على سبيل المثال ، “2007 – الفواتير”. وصولا إلى عملية الأرشفة المحددة للغاية التي يديرها خبراء أرشيفية.
لماذا أرشفة رسائل البريد الإلكتروني؟
في شركة (صغيرة ، متوسطة ، كبيرة ، في القطاع التجاري أو القطاع العام ، إلخ) ، يتلقى مستخدمو الرسائل رسائل البريد الإلكتروني ويرسلونها يوميًا. بلا هوادة ، يزداد حجم BAL.
من وجهة نظر فنية ، لا يمكننا السماح لزيادة حجم علب بريد المستخدم إلى ما لا نهاية. حتى لو كان هذا ممكنًا من الناحية الفنية ، فلن يكون ذلك معقولًا ، لأن حجم خوادم البريد يجب أن يتم تعديله باستمرار. من ناحية أخرى ، كلما زاد حجم خوادم البريد ، زادت تكلفة إنتاج البريد أيضًا: تصبح الصيانة والنسخ الاحتياطي والاستعادة في حالة وقوع حادث كبير أكثر تكلفة.
ما هي الحلول المعتادة لحل هذه المشكلة؟
زيادة حجم خوادم البريد
في بعض الشركات التي لديها بريد إلكتروني قوي ، يكفي زيادة حجم خوادم البريد الإلكتروني. وبالتالي ، يمكن أن تصل أرقام BAL للمستخدمين إلى عدة عشرات من الجيجابايت.
ولكن حتى لو كانت إمكانيات المراسلة عالية جدًا ، فقد تم الوصول إلى حدود فنية أخرى بعد بضع سنوات. مثل ، على سبيل المثال ، النسخ الاحتياطي اليومي الذي سيصل وقت اكتماله إلى 24 ساعة. أو وقت إعادة تشغيل نظام المراسلة واستعادته في حالة حدوث عطل: قد تستغرق استعادة خادم به عدة تيرابايت عدة أيام.
لذا فإن “زيادة حجم خوادم البريد” يمكن أن تكون إجابة مؤقتة فقط.
ملاحظة: اليوم ، توفر أنظمة المراسلة من النوع “السحابي” للمستخدمين BAL بسعة 25 غيغابايت ، أو حتى 50 غيغابايت. يعتقد الكثير أن هذا أكثر من كافٍ لمستخدم واحد ولفترة طويلة. نظرًا للعدد المتزايد باستمرار من المرفقات (تُستخدم الرسائل الإلكترونية بشكل أساسي لإرسال المستندات واستلامها) وبالنظر بشكل خاص إلى حجم هذه المرفقات (الصور عالية الدقة والملفات الصوتية ومقاطع الفيديو وما إلى ذلك) ، سيتم الوصول إلى هذا الحد. وستبقى المشكلة مرة أخرى.
تقييد علب بريد المستخدم
بالنسبة للشركات التي ليس لديها مراسلة قوية بما فيه الكفاية ولا يمكنها زيادة حجم رسائلها ، فإن الحل المعتاد هو تحديد حجم BALs للمستخدم: إلى 50 ميجا بايت ، إلى 100 ميجا بايت ، إلى 200 ميجا بايت ، إلى 1 جيجا بايت … عند الوصول إلى هذا الحد ، لن يعمل صندوق بريد المستخدم بعد الآن. يجب على المستخدم حتى يتمكن من الاستمرار في استخدام صندوق البريد الخاص به إفراغ BAL الخاص به. إذا رغب في الاحتفاظ برسائل البريد الإلكتروني الخاصة به ، فسيقوم بإنشاء أرشيف شخصي قبل إفراغ صندوق بريده. بالنسبة لمستخدمي Microsoft Outlook ، تسمى هذه المحفوظات الشخصية ملفات PST.
لذلك يتكون هذا الحل من تأجيل مهمة الأرشفة للمستخدم. بمرور الوقت ، سيتمكن المستخدم من إنشاء العديد من الأرشيفات الشخصية التي سيتعين عليه إدارتها بنفسه. على سبيل المثال ، يترك بعض المستخدمين ملفات PST هذه على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم. وبالتالي ، إذا تمت سرقة جهاز الكمبيوتر الخاص بالمستخدم أو أصبح غير صالح للاستخدام ، يتم فقد البيانات الموجودة في ملفات PST هذه نهائيًا. للتغلب على هذه الصعوبة ، توفر بعض الشركات للمستخدمين مساحة تخزين على الخوادم حتى يتمكنوا من وضع ملفات PST الخاصة بهم هناك. يتم نسخ هذه الخوادم احتياطيًا يوميًا ، ثم يتم تأمين البيانات جيدًا بمرور الوقت. ومع ذلك ، فإن هذا الحل له أيضًا قيود. بعد عدة سنوات ، استمرت بعض الشركات في الاحتفاظ بنسخة احتياطية من عشرات تيرابايت من ملفات PST يوميًا دون أن يعرف أي شخص جيدًا من يملك ملفات PST وما بداخلها.
استخدم إمكانيات الأرشفة لحلول البريد الإلكتروني الجديدة
تقدم أحدث حلول المراسلة مثل Exchange 2010 أو 2013 أو 2016 للمستخدم ، بالإضافة إلى BAL المعتاد ، BAL للأرشفة. إنه بطريقة ما امتداد لـ BAL المعتاد حيث يمكن للمستخدم من خلال “سحب وإفلات” بسيط نقل بريد إلكتروني من BAL الخاص به.
هذا الحل بسيط جدًا للمستخدم ، لكنه قد يكون مكلفًا للشركة. في الواقع ، يؤدي هذا إلى زيادة حجم وحدات خدمة البريد. مثل الحل السابق ، يرقى هذا أيضًا إلى ترحيل مهمة الأرشفة إلى المستخدم.
إذا أخذنا القياس مع أرشفة المستندات الورقية ، فسيتمثل هذا الحل في توسيع مكتب المستخدم بمجرد عدم توفر مساحة كافية لتخزين جميع مستنداته الورقية.
لماذا أرشفة رسائل البريد الإلكتروني؟
لقد أجبنا بالفعل على هذا السؤال من وجهة نظر فنية: “لأننا من الناحية الفنية لا يمكننا أن نفعل غير ذلك”. للإجابة على هذا السؤال بشكل أفضل ، دعنا نحاول الإجابة على بعض الأسئلة الأولية:
- هل يجب على الشركة أرشفة رسائل البريد الإلكتروني؟
- هل يتعين على الشركة الاحتفاظ برسائل البريد الإلكتروني المستلمة والمرسلة؟
- هل يجب أن تكون الشركة قادرة على العثور بسرعة على واحد أو أكثر من رسائل البريد الإلكتروني أو المرفقات الموجودة في صندوق بريد واحد أو أكثر؟
في عصر اليوم حيث يتم إرسال معظم البريد العملي عن طريق البريد الإلكتروني ، من غير المعقول الإجابة بـ “لا” على هذه الأسئلة.
عرض توضيحي مخصص لأرشيف NetGovern ، حل أرشفة البريد الإلكتروني الاحترافي من Alinto
كم من الوقت يجب الاحتفاظ بالبريد الإلكتروني؟
هذا سؤال صعب. في فرنسا ، لا ينص القانون على شيء محدد. من المنطقي اعتبار أن بعض رسائل البريد الإلكتروني التي تعتبر مهمة يجب الاحتفاظ بها لفترة طويلة جدًا وأنه يمكن تدمير رسائل أخرى أقل أهمية على الفور تقريبًا.
لكن السؤال الذي يطرح نفسه بعد ذلك هو التصنيف المناسب لرسائل البريد الإلكتروني: كيف نميز رسائل البريد الإلكتروني المهمة عن تلك الأقل أهمية؟ من الصعب اليوم تخيل فرز رسائل البريد الإلكتروني بشكل فعال واقتصادي. كيف تقرر اليوم أهمية البريد الإلكتروني في المستقبل؟ على سبيل المثال ، قد يبدو البريد الإلكتروني المكون من بضعة أسطر لتأكيد الموعد غير مهم اليوم. بعد بضع سنوات ، في سياق الإجراءات القانونية ، قد يكون لهذا البريد الإلكتروني أهمية كبيرة.
اليوم ، أبسط سياسة أرشفة يتم تنفيذها هي أرشفة صندوق بريد المستخدم بالكامل باستثناء رسائل البريد الإلكتروني الشخصية (المستلمة أو المرسلة) التي سيحرص المستخدم على وضعها في مجلد “شخصي” والذي سيتم تجاهله من خلال عملية الأرشفة.
بالنسبة لفترة الاستبقاء ، يمكن للمرء أن يختار فترة طويلة: على سبيل المثال ، عشر سنوات. أكثر من ذلك ، في بعض المهن مثل الأشغال العامة.
أرشفة رسائل البريد الإلكتروني هي في المقام الأول قرار من الإدارة العامة
في الختام ، توضح الأسئلة السابقة أن أرشفة رسائل البريد الإلكتروني هي في المقام الأول قرار من الإدارة العامة قبل أن تكون مسألة تقنية المعلومات. من أجل مصلحة الشركة ، يجب أرشفة رسائل البريد الإلكتروني لفترة كافية للسماح لكل مستخدم بالعثور على معلومات في رسائل البريد الإلكتروني المؤرشفة أو لمدقق معتمد لتحليل محتوى كرة واحدة أو أكثر. بعد ذلك ، يجب تنفيذ هذا القرار من خلال وضع حل أرشفة يلبي القيود الفنية للشركة واحتياجات المستخدمين وبالطبع ضمن إطار مالي مرضي.
تعليق
إذا قررت الشركة عدم أرشفة علب البريد ، يقوم المستخدمون بذلك بأنفسهم. وبالتالي فإن هذا النشاط هو تكلفة خفية للشركة. لنفترض أن المستخدم يقضي نصف ساعة كل أسبوع في “إدارة وأرشفة” صندوق البريد الخاص به بشكل صحيح ، فهذا يمثل تكلفة سنوية قدرها 235.00 يورو (= 47 أسبوعًا × 0.5 ساعة / أسبوع × 10.00 يورو / ساعة). في شركة تضم 1000 مستخدم ، بافتراض أن البريد الإلكتروني هو أداة عمل يومية لـ 20٪ فقط من القوى العاملة ، أو 200 مستخدم ، فإن التكلفة السنوية الإجمالية هي 47000.00 يورو (= 200 × 235.00 يورو).
لذلك ، حتى إذا اعتبرنا أن الأرشفة ليست التزامًا على الشركة وأنها في الأساس مشكلة للمستخدم فقط ، فإن تنفيذ رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بحل الأرشفة يمكن أن يكون ذا صلة من وجهة نظر اقتصادية ومن وجهة نظر كفاءة المستخدم رأي.
ما هو الحل الصحيح لأرشفة رسائل البريد الإلكتروني؟
للإجابة على هذا السؤال يجب أن ننظر إلى الحل من وجهات نظر مختلفة:
جانب المستخدم
ما يريده المستخدم هو:
- لديك رسائل تعمل عند الحاجة
- الحصول على ضمانات بأن بياناتهم مؤمنة جيدًا
- أن يكون قادرًا على العثور بسهولة وسرعة على المعلومات التي يعرف أنها في صندوق بريده
- لا تضيعوا الوقت في الأنشطة التي ليس لها قيمة بالنسبة له.
يمكننا تخيل سياسة الأرشفة التالية. تبقى رسائل البريد الإلكتروني في صندوق بريد المستخدم لمدة عام كامل. إذا كان المستخدم يبحث عن بريد إلكتروني عمره أقل من عام ، فسيجده في صندوق بريده. إذا كان يبحث عن بريد إلكتروني مضى عليه أكثر من عام ، فسيجده في رسائل البريد الإلكتروني المؤرشفة. يشبه الأمر إلى حد ما المستندات الورقية: إما أن يكون المستند في مكتبه أو أن المستند موجود في قسم المحفوظات.
وبالتالي ، مع الأرشفة المركزية ، يكون المستخدم على يقين من أن صندوق البريد الخاص به لن يتم حظره أبدًا ، وأن بياناته يتم أرشفتها بانتظام ومنهجية وأنه يمكنه دائمًا العثور على بريد إلكتروني إما في صندوق بريده أو في أرشيفاته.
تعليق :
يصر البعض على أن تجربة المستخدم يجب أن تتغير بأقل قدر ممكن ويريدون أن يكون الوصول إلى رسائل البريد الإلكتروني المؤرشفة هو نفسه الوصول إلى صندوق البريد. بعض التعليقات على هذا:
من الناحية الفنية ، يمكن دمج الوصول إلى رسائل البريد الإلكتروني المؤرشفة مع الوصول إلى BAL. لكن هذا يجعل إعداد حل الأرشفة وصيانته أكثر تعقيدًا.
أكثر وأكثر ، اعتاد المستخدمون على واجهات الويب أيضًا …
هل كان المقال مفيداً؟شاركه مع أصدقائك ولا تنسى لايك والتعليق
